لقد شهدت الشهور القليلة الماضية عقد الكثير من الفعاليات الريادية ضمن النظام البيئي لستارتب بحرين، إذ تم إطلاق أسبوع البحرين للتكنولوجيا في شهر سبتمبر، وأسبوع المنامة للريادة في أكتوبر، بينما أُطلق أسبوع الريادة العالمي في نوفمبر. وبعض الفعاليات كانت مذهلة، وبعضها كان جيدًا، وهذا ما دفعنا إلى التساؤل حول ما يجب القيام به لتنظيم فعالية رائعة!
حسنًا، إليك ما خلُصنا إليه:
حدّد أهدافك، واسأل نفسك ما الهدف المتوقع من هذه الفعالية، وما الذي تحاول تقديمه للناس، وما عدد الحاضرين الذي تتوقعه، وما الذي يجعل فعاليتك تتميز عن غيرها من الفعاليات، وما إذا كانت الفعالية مجرد منصة تريد استخدامها لتعزيز علامتك التجارية، وتنتقل الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها إلى: ما الشريحة التي تتطلع لمخاطبتها، وكيف ترغب في أن يُنظر إلى فعاليتك.
المكان، وقد تتساءل عن أهمية المكان، حسنًا، المكان مهم جدًا لأنه يحدد 3 أمور: حجم فعاليتك، وعدد الأشخاص المهتمين بالحضور، وأخيرًا عدد الأشخاص الذين ينتهي بهم المطاف بالحضور فعلًا. وإذا كان المكان قادرًا على التحدث إلى الحضور، فما الذي سيقوله؟ يُعتبر المكان من أهم الجوانب الأساسية، فحجم المكان يدفع الحضور للحركة والتواصل معًا بصورة معينة، فكلما كان المكان فسيحًا، تشجع الحضور على التعاون والنقاش فيما بينهم، أضِف إلى ذلك عناصر الإضاءة والصوت والتي تدعم الجو المحيط العام للفعالية.
كُن سفيرًا، ولا نقصد بهذا أن تكون سفيرًا دبلوماسيًا، بل نقصد أن تقوم بتمثيل فعاليتك، والترويج لها شفهيًا وعبر البريد وحسابات منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بك. يمكننا مساعدتك في ذلك، فقط أعلمنا بحاجتك! احرص دومًا على متابعتنا لتعرف آخر المعلومات مستخدمًا #StartUpBahrain.
حدّد ميزانيتك، إذا لم تمتلك الميزانية الكافية والوقت الكافي لتحويل تصورك عن الفعالية إلى الحقيقة، فستبقى الفعالية حبيسة لخيالك. وبافتراض أنك في مرحلة عليك فيها التركيز على استهلاك وقتك وطاقتك ومواردك بحكمة، فعليك أن تتعلم كيفية تحقيق الاستفادة القصوى من ميزانيتك، من خلال تحديدها مسبقًا والتخطيط وفقًا لها، بدلًا من محاولة مجاراة ميزانية تستنزف كل ما تملك وتتركك بحاجة إلى المال بعد انتهاء الفعالية. وهذا ما يقودنا إلى النقطة التالية:
حاول الحصول على راعٍ واحد أو أكثر لفعاليتك، بينما لا يُعتبر هذا أمرًا ضروريًا، ولكنه ذو قيمة بالغة، فبالإضافة إلى امتلاكك موارد إضافية تحت تصرفك، تُعتبر هذه طريقة ممتازة للاعتراف بفعاليتك واكتساب المصداقية والوصول إلى جمهور أوسع. ومن الملاحظات الواجب ذكرها هي أن الرعاية لا تقتصر دومًا على الشؤون المالية، إذ من الممكن أن تقوم الجهة الراعية بتنظيم الفعالية وتقديم الهِبات، أو توفير المأكولات والمشروبات، أو حتى توفير المكان، ويُمكن إظهار الجهة الراعية بطرق أكثر ابتكارًا من إلصاق شعارها في مكان الحدث أو دفع أحد الأشخاص إلى التحدث بالنيابة عنها.
الهِبات، ابذل كل ما بوسعك حتى لا تُضيع المال على أشياء لن يحتفظ الناس بها أصلًا، ومن ناحية أخرى، وبناءً على ديمغرافية الحضور، فإنّ المهنيين اليافعين، سيُسعدون بامتلاك ما يذكرهم بفعاليتك، مثل الأكواب الخزفية، والأقلام، ومحركات الأقراص الصلبة، والشواحن المحمولة، وأقلام التحديد، والتي سيستخدمونها خلال اليوم وطيلة الوقت، وقد يشعرون بالامتنان لحصولهم عليها بينما تقوم أنت بالترويج لعلامتك التجارية.
المأكولات والمشروبات، ضع في اعتبارك دومًا أن شعور الشخص الجائع بعيد كل البعد عن البهجة والسعادة، لذلك فوجود مأكولات يشتهيها الحضور قد يقدم لفعاليتك دفعة إلى الأمام. وكما هو الحال في البيوت البحرينية حيثُ يُكرم الضيوف بما تشتهي أنفسهم من الطعام، عليك أن تُكرم ضيوفك القادمين لحضور فعاليتك. ولا تنسَ دعم المطاعم البحرينية المحلية والتي تقدم أفضل طعام مقابل أفضل سعر.
تأكد من أن موعد إقامة فعاليتك لا يتعارض مع الفعاليات الأخرى
عليك أن تتأكد من عدم تعارض موعد فعاليتك مع الفعاليات الأخرى (يمكنك الاستعانة بتقويمنا للتحقق من ذلك)، وإذا كان من المقرر أن تضم فعاليتك ندوة حوارية فاحرص دومًا على استضافة المتحدثين المناسبين ومناقشة المواضيع المناسبة. وضع في بالك، أنّ أمر تسويق فعاليتك يرجع إليك وحدك، وأنّ ستارتب بحرين ستكون دومًا إلى جانبك لمد يد العون!
وقد تبدو نصيحتنا الأخيرة ساذجة، ولكن استمتع! ففي نهاية اليوم، أنت تحاول الاحتفال وسط الفوضى، والمغامرة، والاحتمالات والتي هي جزء لا يتجزأ من النظام البيئي الريادي، فلمَ تقيم حفلًا لا يمكنك الاستمتاع به؟
هل هناك نصائح لم نتطرق إليها؟ شاركنا تجربتك، وأفكارك، حول ما يمكن القيام به لإنجاح الفعالية الريادية! وإذا كنت ترغب في مشاركة أمر ما مع مجتمع ستارتب بحرين، فلا تتردد بالتواصل معنا عبر البريد الإلكتروني حتى يصل صوتك!
